Migrations-Checkliste: was du dem Dienstleister mitbringen musst

Migrations-Anfragen scheitern fast nie an der Migration selbst — sie scheitern an einem schiefen Briefing. Wer bei einem Migrations-Anbieter anruft und nicht sagen kann, wie viele Produkte er hat oder wo seine Domain registriert ist, bekommt entweder gar kein Angebot, oder eines mit großem Puffer "nach Aufwand". Hier die Checkliste, mit der du in 48 Stunden einen verbindlichen Festpreis kriegst — nicht eine Range, nicht ein "ab", sondern eine Zahl.

Was hier folgt ist keine PDF-Lockware. Du musst keine Mail-Adresse eingeben, kein Newsletter-Abo eingehen. Lies's, sammle die Posten zusammen, und wenn du dann mit jemandem redest — egal mit wem — wird das Gespräch schneller und das Angebot ehrlicher.

Block 1 — Zugänge (Pflicht)

Shop-Backend-Zugang

Ein Lese-Zugang reicht. Bei Shopify: Staff-Account mit Read-Berechtigung, oder Co-Owner-Einladung an die Mail des Anbieters. Bei ePages/Strato: ein Backend-Login. Bei WooCommerce: Administrator-Account auf WP. Wer keinen Lese-Zugang geben will, kann auch keinen verbindlichen Festpreis bekommen — der Anbieter müsste raten. Wenn dir der Zugang nicht geheuer ist: einen separaten User mit eigenem Passwort anlegen, das Passwort nach der Sichtung wieder ändern.

Domain-Zugriff

Wo ist die Domain registriert? Wenn du das nicht weißt: whois deinshop.de in eine Suchmaschine, oder schau in deine alten Rechnungen. Typische Registrare: INWX, Strato, 1&1/IONOS, Domain-Factory, manchmal auch direkt bei Shopify oder Hosting-Providern. Du brauchst Zugang zum DNS-Management — spätestens 1 Woche vor dem Cutover-Tag.

Mail-Server-Zugang (wenn vorhanden)

Wenn dein Shop unter info@deinshop.de Mails verschickt und du nicht weißt, wo der Mailserver liegt: einen Blick in deine Mail-App-Einstellungen werfen (IMAP/SMTP-Server). Das ist nicht zwingend für die Migration, aber wichtig wenn dein Anbieter SPF/DKIM/DMARC-Records pflegen muss, damit Bestätigungs-Mails nicht im Spam landen.

Block 2 — Sortiments-Daten (Pflicht)

Anzahl Produkte und Varianten

"Ich habe 200 Produkte" und "ich habe 200 Produkt-Linien mit jeweils 5 Größen und 4 Farben" sind sehr unterschiedliche Migrationen. Im Shop-Backend nachschauen: wie viele SKUs (Stock-Keeping-Units) sind angelegt, und wie viele unterschiedliche Produktlinien dahinter.

Logistik-Spalten

Für jeden Produkttyp musst du wissen, ob diese Felder gepflegt sind: Gewicht, Versand-Klasse, Maße (L×B×H), Sperrgut-Markierung. Wenn nicht — das ist ein Migrations-Hindernis. Sperrgut-Tarife und Versandkosten-Staffeln brauchen diese Daten zwingend. Wer sie nicht hat, muss vor der Migration nachpflegen, oder im neuen Shop auf differenzierte Versandkosten verzichten (mit den entsprechenden Folgen fürs Margenrechnen).

Steuersätze

Verkaufst du in mehrere EU-Länder? Hast du Produkte mit reduziertem Mehrwertsteuersatz (Bücher 7 %, Lebensmittel 7 %, etc.)? Hast du B2B-Kunden mit Net-Preisen? Das alles muss im neuen Shop sauber abgebildet werden — und der Anbieter muss vorher wissen, wie es aussieht.

Block 3 — Entscheidungen (musst du selbst treffen)

Bestellungen migrieren oder Stichtag-Schnitt?

Zwei Wege:

• Vollständig migrieren: alle Bestellungen der letzten X Jahre kommen in den neuen Shop. Vorteil: lückenlose Historie. Nachteil: höherer Migrations-Aufwand, mehr Daten.
• Stichtag-Schnitt: Bestellungen vor Datum X bleiben im alten Shop-Export (PDF/CSV-Archiv für die Aufbewahrungsfrist). Neuer Shop startet bei null. Vorteil: schlanker, weniger Risiko bei der Datenübernahme. Nachteil: Kunden sehen ihre alten Bestellungen nicht mehr im Account.

Welche Variante zu dir passt, hängt an deinem Steuerberater. Frag den vor der Anfrage: was muss er für die GoBD-konforme Aufbewahrung haben (10 Jahre für Buchhaltungsbelege)? Wenn dein Steuerberater die alten Daten als PDF-Export der Bestellungen kriegt, brauchst du sie nicht im neuen Shop.

Kundenkonten — ja oder nein?

Bei Shopify und ePages haben deine Kunden Accounts mit Bestellhistorie. Bei der Migration kannst du diese Konten mitnehmen — DSGVO-konform, das geht. Du musst aber entscheiden: Konto-Mitnahme mit Passwort-Reset-Mail an alle, oder Konto-Mitnahme mit Übertragung der gehashten Passwörter (bei Shopify möglich, bei ePages oft nicht).

Welche Apps/Plugins müssen ersetzt werden?

Mach eine Liste deiner aktuellen Shop-Apps. Bei Shopify findest du sie unter "Apps" im Backend. Pro App: was tut sie konkret? Reviews einsammeln? Newsletter abonnieren? Versandetiketten drucken? Upsell-Popups zeigen? Der Migrations-Anbieter muss für jede App entscheiden, ob sie 1:1 ersetzt wird, durch ein Eigen-Plugin abgedeckt ist, oder ob die Funktion weggelassen wird.

Block 4 — Inhalt für die rechtliche Seite

Rechtstexte

Impressum, Datenschutzerklärung, AGB, Widerrufsbelehrung. Bei der Migration werden diese auf der neuen Seite eingebaut — du musst sie aber liefern. Wenn du eRecht24 nutzt, ist das ein Zugang zum Account; die Texte werden dann aus deren Generator gezogen. Wenn du eigene Texte (vom Anwalt formuliert) hast, reicht ein PDF.

Datenschutz-relevante Tools

Mach eine Liste: was lädt auf deiner aktuellen Seite alles? Google Analytics? Meta-Pixel? Google Maps? YouTube-Embeds? Ein Hotjar-Tracking? Jedes davon muss im neuen Shop entweder weiterlaufen (mit Cookie-Banner-Einwilligung) oder bewusst entfernt werden. Diese Entscheidung sollte vor der Migration getroffen sein.

AVV-Vertrag prüfen

Mit deinem Migrations-Anbieter brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO Art. 28 — er verarbeitet ja deine Kunden-Daten. Seriöse Anbieter haben den als Standard-Beilage zum Angebot. Wer sich darum drücken will, ist nicht der Richtige.

Block 5 — Marken-Assets

Logo

In drei Formaten ideal: SVG (Vektor, beliebig skalierbar), PNG mit transparentem Hintergrund (für Web), PDF (für Druck/Rechnungen). Wer das nicht hat, bekommt vom Anbieter eine schnelle Anpassung — aber das geht besser, wenn du die Original-Datei deines Designers ausgrabst.

Markenfarben (Hex-Codes)

Mindestens Primärfarbe, Sekundärfarbe, Akzentfarbe. Wenn nicht bekannt: in deinem aktuellen Theme nachschauen oder mit einem Browser-ColorPicker am Live-Shop abnehmen.

Brand-Schriftarten

Wenn du eine spezielle Schriftart nutzt (nicht eine Standard-Google-Font): den Schriftarten-Namen plus möglichst Lizenz-Quelle. Wichtig: Schriftarten dürfen aus DSGVO-Gründen nicht via Google-Fonts-CDN nachgeladen werden, sie müssen lokal liegen. Das ist Standard-Job bei der Migration, aber der Anbieter muss vorher wissen welche Schrift.

Block 6 — Zeitplan

Wann muss live gehen?

Hartes Datum oder weicher Korridor? Vor Weihnachts-Saison? Vor einem Messeauftritt? Ohne Frist? Je harter die Frist, desto enger wird der Migrations-Plan. Eine Migration mit Standard-Sortiment dauert bei mir 3–5 Wochen vom Angebot bis Cutover — das ist ein Richtwert für Planungen.

Cutover-Tag-Verfügbarkeit

Du solltest am Cutover-Vormittag erreichbar sein — nicht den ganzen Tag, aber für Rückfragen zwischen 7 und 11 Uhr. Cutover am Wochenende oder im Urlaub funktioniert nicht; wenn etwas akut entschieden werden muss und der Auftraggeber nicht erreichbar ist, stockt der Switch.

Was du nicht brauchst — und wovor du dich nicht stressen sollst

Zur Beruhigung: das alles musst du nicht in eine Excel-Tabelle eintragen. Ein guter Anbieter geht dir die Liste in einem ersten Call durch und sammelt selbst, was er braucht. Aber du sparst Zeit und kriegst ein präziseres Angebot, wenn die Punkte zumindest in deinem Kopf sind.

Was du auch nicht brauchst: einen detaillierten Funktions-Wunschzettel mit 40 "muss"-Anforderungen. Migrations-Anbieter, die mit deinem 40-Punkte-Wunschzettel ein Angebot machen, werden teuer — weil sie für jeden Punkt Puffer einrechnen. Besser ist ein klarer Sortiments-Stand plus ein paar konkrete Pain-Points ("Versandkosten-Konfiguration ist heute zu starr", "Kundenkonten sind unzuverlässig"). Das ist Information, mit der ein Anbieter wirklich planen kann.

Wann diese Checkliste nicht hilft

Selbstkritik-Block, weil's dazugehört. Drei Konstellationen, in denen diese Liste die falsche Vorbereitung ist.

Wenn du noch gar nicht entschieden hast, ob du migrieren willst. Die Checkliste setzt voraus, dass du grundsätzlich wechseln willst — sie ist Vorbereitung fürs Briefing, nicht für die Grundsatz-Entscheidung. Wer noch unsicher ist, sollte vorher den Kosten-Vergleich durchgehen und sich klar werden, ob sich der Wechsel über fünf Jahre rechnet.

Wenn dein Shop ein sehr kleines Side-Project ist. Bei 5–15 Bestellungen pro Monat und vielleicht 5.000 € Jahresumsatz steht die Migrations-Investition in keinem sinnvollen Verhältnis zum Umsatz. Da hilft auch die beste Checkliste nichts — der ehrlichere Vorschlag ist, beim aktuellen System zu bleiben oder ganz auf Shop zu verzichten und stattdessen eine einfache Webseite mit PDF-Produktblättern und Kontaktformular zu betreiben.

Wenn dein Shop ein hochindividueller B2B-Custom-Aufbau ist. Eigene ERP-Anbindung, individuelle Preislogik nach Kundengruppe und Bestellvolumen, Multi-Storefront mit länderspezifischen Konfigurationen — das passt nicht in eine Pauschal-Checkliste. Da brauchst du einen individuellen Termin mit einem spezialisierten Anbieter (das kann ich machen, kostet aber nicht 2.490 € — sondern fängt bei meinem Enterprise-Tarif ab 5.990 € an, weil der Aufwand schlicht anders ist).

Wenn du jetzt soweit bist

Wer die Checkliste durchgegangen ist, kann das Online-Briefing ausfüllen — 5 Minuten, kein Verkaufsgespräch, kein Telefon-Termin. Du bekommst innerhalb von 48 Stunden ein verbindliches Festpreis-Angebot im Kundenbereich, mit 1-Klick-Annahme. Das ist der Punkt, an dem aus "ich überleg mir das" konkretes Tun wird.

Wer noch unsicher ist, ob die Migration sich rechnet: der Kosten-Vergleich Shopify vs. Komfort-Paket rechnet das über 5 Jahre durch. Und wer wissen will, was an einem Cutover-Tag konkret passiert: der ehrliche Schritt-für-Schritt-Ablauf.

Häufige Fragen zur Migrations-Vorbereitung

Muss ich alle Zugänge und Daten auf einmal liefern?

Nein. Für das Festpreis-Angebot reicht Block 1 (Shop-Backend-Lesezugriff) und ein grobes Stichwort zu Block 2 (Anzahl Produkte). Die restlichen Blöcke werden nach Auftragsannahme schrittweise eingesammelt — Domain-Zugriff erst eine Woche vor Cutover, Marken-Assets in Phase 3, Rechtstexte vor Go-Live. Du musst nicht alles am Tag 1 liefern.

Was wenn ich nicht weiß, wo meine Domain registriert ist?

Mit whois deinshop.de in einer Suchmaschine findest du den Registrar. Wenn das nicht hilft, schauen wir gemeinsam in deine alten Rechnungen oder DNS-Einstellungen. Das ist Standard-Detektivarbeit, kein Showstopper. Wichtig nur: am Cutover-Tag brauchst du Zugang — also rechtzeitig nachsehen.

Wer haftet, wenn bei der Migration Daten verloren gehen?

Vor jeder Migration wird ein vollständiges Backup des aktuellen Shop-Standes gezogen (von mir, zusätzlich zum Shopify-Backup). Im Standard-Vertrag steht: Datenverlust durch Migrations-Fehler wird auf eigene Kosten korrigiert. Komplett-Wiederherstellbarkeit ist Teil des Festpreises, kein Aufpreis. Was nicht abgedeckt ist: Datenverlust, der schon vor der Migration im Quell-System bestand — den können wir nur erkennen, nicht herstellen.

Brauche ich für den AVV einen Anwalt?

Nein. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Standard-DSGVO-Boilerplate, jeder seriöse Migrations-Anbieter hat eine eigene Vorlage. Ich verschicke meinen AVV automatisch mit dem Angebot — du kannst ihn lesen, gegebenenfalls von deinem Steuerberater oder einem Bekannten mit Datenschutz-Hintergrund kurz prüfen lassen, dann unterschreiben. Anwalt-Pflicht nur, wenn du explizit Sonderklauseln aufnehmen willst (z. B. weil deine Branche besondere Anforderungen hat — Gesundheit, Finanzen, Behörden).